In una manifattura meccanica della provincia di Brescia, ogni richiesta di preventivo richiedeva in media 45 minuti. Quattro persone in ufficio commerciale dedicavano insieme oltre 30 ore alla settimana solo a leggere capitolati, cercare prezzi storici nei gestionali, calcolare margini, formattare offerte. Un lavoro lento, ripetitivo, e — soprattutto — un collo di bottiglia per la crescita: ogni cliente in più voleva dire un'altra persona da assumere.
Il problema
L'azienda riceveva mediamente 60 richieste di preventivo a settimana via email, PDF e Excel. Ogni documento aveva un formato diverso. I prezzi storici erano sparsi tra il gestionale, vecchi file Excel e la memoria dei senior. Errori di battitura e dimenticanze costavano circa 18.000 euro l'anno in margini persi e contestazioni.
La soluzione
Abbiamo costruito un sistema in tre componenti. Il primo: un modulo di document AI che legge i capitolati in qualsiasi formato — PDF, Word, email — ed estrae automaticamente codici articolo, quantità, lavorazioni richieste e tolleranze. Il secondo: un motore che incrocia i dati estratti con lo storico dei prezzi nel gestionale, applica le regole di margine per cliente e produce una bozza di preventivo già formattata. Il terzo: un'interfaccia di revisione dove il commerciale conferma, modifica o rilancia in 30 secondi.
Il modello è stato fine-tuned sui 4.200 preventivi storici dell'azienda. Non un GPT generico, ma uno strumento che parla la lingua di quella manifattura.
I risultati
Dopo 8 settimane di rollout completo: tempo medio per preventivo sceso da 45 a 2 minuti (-95% sui dati grezzi, -70% considerando il tempo di revisione umana). Capacità di risposta passata da 60 a oltre 200 richieste/settimana senza assunzioni aggiuntive. Tasso di errore sui prezzi azzerato. Il commerciale senior, liberato dal lavoro ripetitivo, ora cura le trattative complesse e i clienti strategici — il vero lavoro per cui è stato assunto.
Nessuno è stato licenziato. Nessuno ha smesso di servire. È solo cambiato cosa fanno le persone con il loro tempo.